Év vége. Határidők, lezárásra váró projektek, pénzügyi egyeztetések és a következő esztendő tervezése mellett bizony még időt kellene találni a céges karácsonyi ajándékokra is.
Kiválasztani a termékeket, beszerezni a dobozokat, gondoskodni a logózásról, megírni az üdvözlőkártyákat, majd eljuttatni minden csomagot a megfelelő helyre. Irodavezetőknek, HR-eseknek, marketingeseknek ilyenkor ez úgy hiányzik, mint púp a hátukra.
Szerencsére mindez ma már kiszervezhető: egy ajándékküldő cég az összeállítástól a csomagoláson át a kézbesítés megszervezéséig kézben tarthatja a folyamatot.
Így a vállalkozásnak nem kell szétaprózódnia az utolsó hetekben, és a kollégáknak, partnereknek szánt meglepetések is túlmutatnak majd egy marék szaloncukron.
De mennyi munka van valójában egy szépen összekészített ajándékcsomag mögött?
Tényleg csak 2 óra az egész?
Tíz, húsz, száz vagy akár több száz céges karácsonyi ajándék saját kezű elkészítésénél már adódhatnak váratlan nehézségek.
Előfordulhat, hogy a kiválasztott termékből nincs elegendő, a doboz mérete nem megfelelő, vagy a csomagok egy részét másik telephelyre kell küldeni. Közben az is kiderülhet, hogy néhány címzettnek alkoholmentes összeállításra van szüksége, a partnereknek pedig más üdvözlőkártya készülne, mint a munkatársaknak.
Hasonló a helyzet egy külföldi autó behozatalánál: kívülről úgy tűnhet, csak ki kell választani a megfelelő járművet és hazavezetni, pedig a háttérben ellenőrzések, egyeztetések, adminisztráció és logisztika sorakozik. A céges ajándékozásnál is sok olyan részfeladat van, amely csak akkor válik láthatóvá, amikor már foglalkozni kell vele.
A házon belüli szervezés azt jelenti, hogy a napi munkád mellett kell összefognod a részleteket. Ha egy erre szakosodott céget bízol meg, akkor is lesz vele némi munkád, de nem neked kell mikromenedzselni a komplett folyamatot – elég meghoznod a legfontosabb döntéseket.
Időben rendelve még Te választasz — később a készlet diktál
A céges karácsonyi ajándékok kiválasztását indítsd jóval az év végi hajrá előtt, különösen, ha prémium finomságokat, kézműves termékeket vagy egyedi összeállítást szeretnél adni.
Ezekből nincs korlátlan mennyiség. Egész egyszerűen azért, mert a kisebb műhelyek gyártási kapacitása véges. A népszerű termékek többnyire november végére vagy december elejére elfogynak. Sokszor egyáltalán nincs utánpótlás decemberre.
Ha későn kapcsolsz, könnyen marad a sablonos csoki + pezsgő összeállítás. Gyorsan beszerezhető, persze… de nem biztos, hogy eredetileg is ezzel szeretted volna megköszönni az egész éves munkát vagy együttműködést.
Minél korábban indul el az ajánlatkérés és születik meg a megrendelés, annál nagyobb eséllyel valósulhat meg az eredeti elképzelésed. Így az utolsó hetekben több idő marad az évzárásra, és nem kell kapkodva újratervezned az ajándékokat.
Fontos! Az ajánlatkérés önmagában még nem jelent készletfoglalást: egyeztesd, mivel tudod biztosítani a kiválasztott csomagokat a kívánt időpontra.
A csomag összeállítása: akár a tervezésben is segítenek
A választás gyakran a legidőigényesebb lépés. Mi férjen a csomagba? Melyik összeállítás illik a kollégákhoz, és melyik az üzleti partnerekhez? Hogyan legyen változatos a tartalom úgy, hogy a megjelenés is egységes maradjon?
Akárcsak egy céges autó kiválasztásánál: más jármű felel meg a városi ügyintézéshez, a hosszú üzleti utakhoz vagy a reprezentációhoz. Az ajándékcsomagoknál is az számít, ki kapja a meglepetést és milyen üzenetet szeretnél közvetíteni vele.
Egy ajándékcsomagokra szakosodott szolgáltató kínálatából már előre megtervezett és bevált válogatások közül lehet választani. Egyedi összeállítás igénye esetén pedig a megadott keret és elképzelések alapján célzott ajánlatot kérhetsz.
Például egy munkatársaknak szánt csomagban kávé, tea és ünnepi édesség kaphat helyet, míg az üzleti partnereknek különlegesebb gasztronómiai válogatás készülhet. Az alkoholmentes változatot vagy az esetleges ételérzékenységet már az ajánlatkéréskor jelezd.
A megrendelő feladata így a megfelelő összeállítás jóváhagyása lesz, a termékek külön-külön történő felkutatását, beszerzését és ellenőrzését, vagyis a munka javát elvégzi helyetted a szolgáltató.
Csomagolás és díszítés
Az ajándék első benyomását a csomagolás adja. Egy megfelelő méretű doboz, a rendezett elhelyezés és az összeillő díszítés együtt teszi teljessé az átadás élményét.
Házon belüli csomagolásnál ehhez alapanyagokat kell beszerezni, helyet kell biztosítani, és időt kell elkülöníteni az összeállításra. A dobozokat meg kell tölteni, a termékeket elrendezni, a csomagokat lezárni és feldíszíteni.
Ha ezt a szolgáltató végzi, az ajándékok pontosan az egyeztetett kivitelben készülnek el. A vállalkozás munkatársainak nem kell az évzárás közepén csomagolóasztallá alakítaniuk a tárgyalót, a szalagok, dobozok vagy térkitöltők beszerzéséről már nem is szólva.
Logózás
A céges arculat többféleképpen megjelenhet az ajándékon: kísérőkártyán, matricán, szalagon vagy egyedi csomagoláson. A megfelelő logózási megoldás függ a csomag típusától, a rendelési mennyiségtől és a rendelkezésre álló időtől.
Ezeket mindenképp tisztázd már az ajánlatkérés során. Így előre kiderülhet, milyen grafikai anyagra van szükség, készül-e látványterv, és meddig kell jóváhagyni a megjelenést.
A jól elhelyezett céges jelzésből egyértelmű, kitől érkezett az ajándék, miközben megmarad az ünnepi, személyes hangulat. Sokszor egy gondosan megtervezett kártya is elegendő ehhez.
Kísérőkártya
Az ajándék mellé tett néhány mondat közvetlenül elmondhatja, amit a csomaggal szeretnénk kifejezni: köszönjük az egész éves munkát, a bizalmat vagy az együttműködést.
Más üzenet illik a munkatársakhoz, és más egy régóta velünk dolgozó üzleti partnerhez. Ettől még nem szükséges minden címzett számára külön kísérőkártyát tervezni: sok esetben már 1-2 címzetti csoport kialakítása is személyesebbé teszi az ajándékozást.
A szöveg véglegesítése és jóváhagyása után a kártyák elkészítése, nyomtatása és csomagokba helyezése is átadható a szolgáltatónak. Névre szóló változatoknál a nevek és a hozzárendelések ellenőrzésére külön figyelmet kell fordítani, a kínos pillanatok elkerüléséhez a te figyelmedre is szükség lesz.
Tárolás: hogy ne az irodában bukdácsoljatok a csomagokban
Több tucat vagy több száz ajándékcsomag jelentős helyet foglalhat el. Ha hetekkel az átadás előtt megérkeznek, könnyen a tárgyalóban, egy üres irodában vagy a közlekedőben kötnek ki. Közben gondoskodni kell az épségükről, és élelmiszert tartalmazó csomagoknál a megfelelő tárolási körülményekről is.
Ha a szolgáltató vállalja az elkészült csomagok tárolását az egyeztetett kiszállításig, ez a feladat is lekerülhet a megrendelő válláról. A vállalkozás időben lezárhatja a rendelést, az ajándékok pedig csak az átadáshoz közeli időpontban érkeznek meg.
A tárolás lehetőségét, időtartamát és esetleges díját szintén már ajánlatkéréskor tisztázzátok.
Egy telephelyre vagy több címzetthez kell szállítás?
Az elkészült ajándékok célba juttatása nem kis szervezési feladat. Más megoldás szükséges, ha mindenki a céges évzárón kapja meg a csomagját, és más, ha több irodába vagy közvetlenül az üzleti partnerekhez kell kézbesíteni.
Ez különösen fontos az autóiparban dolgozó vállalkozásoknál: egy több telephelyes autókereskedés, szervizhálózat vagy flottakezelő cég munkatársai és partnerei akár több városban is lehetnek. Ahelyett, hogy a központi irodából külön szerveznék meg az ajándékok továbbszállítását, érdemes már a rendeléskor a címzettekhez történő közvetlen kézbesítéssel számolni.
A szállítást előre egyeztesd:
- hová és hány csomag érkezzen;
- mikorra van szükség az ajándékokra;
- ki veszi át a küldeményt;
- meddig módosíthatók a címadatok;
- hogyan kezelik az esetleges sikertelen kézbesítést.
A közvetlen kézbesítés lehetőségéről se feledkezz meg: minek kérnéd az irodádba, hogy onnan még te vesződj a további szállítással, ha közvetlenül a megajándékozottnak is kiküldetheted a csomagot?
Amennyiben az ajándékokat egy rendezvényen adják át, célszerű a szállítást megfelelő időtartalékkal tervezni.
Mi marad a Te feladatod?
A céges karácsonyi ajándékküldéshez is szükség van néhány döntésre. A jól előkészített ajánlatkérés abban segít, hogy később jóval kevesebb időt és energiát fordíts a megoldásra.
Első körben az alábbi információkat gyűjtsd össze:
| Kulcskérdés | Miért szükséges? |
|---|---|
| Kik kapják az ajándékot? | Más összeállítás és üzenet passzolhat a kollégákhoz, a partnerekhez vagy a kiemelt ügyfelekhez. |
| Hány csomagra van szükség? | A mennyiség meghatározza a beszerzés és a kivitelezés lehetőségeit. |
| Mekkora a keret? | A keret alapján rögtön az elképzeléseitekbe beleférő összeállításokat kapsz, elkerülve a felesleges köröket. |
| Vannak különleges igények? | Például alkoholmentes összeállítás, ételallergia miatt kerülendő összetevők. Esetleg valaminek többféle változata. |
| Kértek logózást és kísérőkártyát? | Ezek elkészítéséhez grafikai anyagokra, szövegre és jóváhagyásra lehet szükség. |
| Mikorra és hová érkezzenek a csomagok? | A határidő és a szállítási helyszínek alapján tervezhető meg a teljesítés. |
| Szükség van tárolásra? | Így előre megszervezhető, hogy a csomagok az átadásig a szolgáltatónál maradjanak. |
Ezután következhet az ajánlat, az összeállítás és az esetleges grafikai tervek jóváhagyása. A megrendelés előtt célszerű írásban rögzíteni, pontosan mely feladatokat vállalja a szolgáltató, és milyen határidőkkel dolgoznak.
Ugye idén nem marad az utolsó pillanatra…?
Jó hír: idén még van lehetőség másképp csinálni.
Az Ajándékcsomagom.hu több száz, akár több ezer csomag összeállítását és kiszállítását is gördülékenyen koordinálja. Akkor is, ha több helyszínre, eltérő határidőkkel kell teljesíteni. Egyedi kívánságokkal is fordulhatsz hozzájuk. Kérdés esetén pedig egy valóban segítőkész ügyfélszolgálat áll rendelkezésre, nem egy automatikus válaszrendszer. Csak tavaly több mint 70 vállalkozás szervezte ki nekik a céges ajándékozást.
Szeretnéd időben elindítani a céges karácsonyi ajándékozást? Kérj ajánlatot a Ajándékcsomagom csapatától! Add meg a tervezett darabszámot, az ajándékozásra szánt keretet és az átadás időpontját - a megvalósítást pedig bízd rájuk.
Októberben és novemberben 15–20%-os mennyiségi kedvezményekkel dolgoznak – érdemes tehát még az év végi hajrá előtt lépni.
