Az új nyomtató beszerzése sosem egyszerű. Rengeteg kérdésre kell választ adni, de elsőre (és olykor másodjára is) csábító ajánlatokból bizony nincs hiány, így könnyen leadhatjuk a voksunkat egy olyan eszköz mellett, aminek a megvásárlását rövid időn belül megbánjuk. Mégis mire kell figyelni a nyomtató beszerzése során?
Csak azt vegyük meg, amire valóban szükségünk van
A milyen nyomtatót vegyek kérdésre a gyakorlatban elsőre nehéz válaszolni, de a helyes válasz megtalálásában a TechOffice is tud segíteni. A nulladik lépés minden esetben az, hogy részletesen átgondoljuk, mégis mire akarjuk használni a nyomtatót. Természetesen mindenki nyomtatásra, ez nem kérdés, de ezenfelül még olyan plusz funkciók is elérhetőek, mint a szkennelés, fénymásolás vagy akár faxolás. Azt is meg kell határozni, hogy havonta átlagosan hány oldalt, papírt akarunk nyomtatni.
Ezek mind fekete-fehérek lesznek, vagy színes nyomtatásra is szükség van? Csak A4-es lap kerül a gépbe, vagy borítékok, plakátok, szórólapok is jellemzőek, esetleg teljesen más méret? Mint látható, korántsem olyan egyszerű a kiválasztás, hisz nem fog az összes nyomtató megfelelni az igényeinknek. Ezenkívül még olyan tulajdonságokat is figyelembe kell venni, mint a költséghatékonyság, a fenntarthatóság, az energiatakarékosság, de az sem mindegy, hogy kik fogják használni a készüléket.
Ha egy nyomtató használatának az elsajátítása nagyon bonyolult, akkor inkább válasszunk másikat, mivel ezzel rengeteg kellemetlenséget, óvatlan hibát előzhetünk meg. Természetesen, ha a kollégák készen állnak a feladatra, akkor nyugodtan eshet a választásunk egy ilyen eszközre is. Ha körvonalazódott bennünk, hogy mégis milyen gépezetre van szükség, akkor máris sok találatot, lehetőséget kiszűrhetünk.
Már három kérdés megválaszolása is elég a folyamat elindításához
Három kulcspont van egy nyomtatóval kapcsolatban. Az első, hogy hány fekete-fehér oldal nyomtatására van szükség havonta? A második, hogy mennyi színes nyomatra van igény? Végül pedig az sem mindegy, hogy otthoni vagy irodai felhasználásra keresünk nyomtatót. Ha ezekre a kérdésekre megadtuk a választ, akkor máris leszűkítettük a megfelelő termékek körét. Innen már a részleteken, az egyes funkciókon múlik, hogy mégis melyikre esik a választásunk.
Ne csak az eszközt nézzük vásárlás során
A megfelelő nyomtató beszerzésénél arra is figyelni kell, hogy mégis kitől vásároljuk azt. A jó nyomtatási szolgáltató az ideális eszköz kiválasztása mellett számos más területen is segítséget nyújt. Ilyen például a beüzemelés és a helyes használat bemutatása, de probléma, hiba esetén is azonnal elérhető, nem kell heteket várni arra, hogy egyáltalán a kapcsolatot fel tudjuk venni velük.
Az iroda megfelelő és hatékony működése nagymértékben múlik a nyomtatón, ezért nagy hangsúlyt kell fektetni az egész beszerzési és üzemeltetési folyamatra.
